飲食店の予約をキャンセルするとき、「なんて言えばいいのかな」と戸惑った経験はありませんか。
とくに電話での連絡は緊張しやすく、つい言葉に詰まってしまう方も多いはずです。
しかし、実はキャンセル電話には押さえるべき基本マナーがあり、あらかじめ例文を確認しておけばスムーズに伝えられます。
この記事では、一般的なキャンセルから当日の急な事情、人数変更や団体予約の場合まで、状況別に使える電話例文を豊富にまとめました。
さらに、会話形式のフルバージョン例文もご用意しているので、そのまま読み上げるだけでも安心です。
予約キャンセルは誠意をもって正しく伝えることが、お店との信頼関係を守る第一歩です。
ぜひこの記事を参考に、気持ちよくキャンセル電話ができるよう準備してみてください。
飲食店の予約キャンセル電話はどう伝える？
飲食店の予約キャンセルを電話で伝えるのは、少し気が重いと感じる方も多いのではないでしょうか。
ですが、正しいマナーを押さえておけば、相手に迷惑を最小限にしつつ、スムーズにやり取りできます。
ここでは、キャンセル電話をかける際に意識しておきたい基本的な考え方をご紹介します。
なぜ電話連絡が必要なのか
予約をしたお店は、その時間に合わせて席や料理を準備しています。
無断で行かない、いわゆる「ドタキャン」は大きな迷惑になりかねません。
キャンセルは必ず電話で伝えることが最低限のマナーです。
| 対応方法 | お店側の印象 |
|---|---|
| 無断キャンセル | 信頼を大きく失う |
| 直前に連絡 | 準備の都合で迷惑がかかる |
| 早めに電話連絡 | 誠意が伝わりやすい |
キャンセル電話で押さえるべき基本マナー
電話をするときは、以下の4点を必ず伝えるようにしましょう。
- 自分の名前
- 予約した日時
- 人数
- キャンセルの意思
これらを簡潔に伝えることで、相手がスムーズに確認できます。
さらに「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」と添えると、より丁寧な印象になります。
電話をかけるタイミングの目安
予定が変わったことに気づいたら、できるだけ早く連絡を入れましょう。
遅くなればなるほどお店側の準備に支障が出るため、結果的に迷惑が大きくなります。
気づいた時点で電話する、これが最も大切なポイントです。
| 気づいた時期 | 理想的な対応 |
|---|---|
| 前日まで | すぐに電話してキャンセルを伝える |
| 当日 | 分かった時点ですぐに電話する |
| 直前 | 誠意を込めて謝罪を忘れない |
飲食店予約キャンセルでそのまま使える電話例文集
「どう伝えればいいかわからない」と悩む方のために、シチュエーションごとの電話例文をご紹介します。
このまま読み上げるだけでも対応できるようにしていますので、ぜひ参考にしてください。
一般的なキャンセル連絡の例文
標準的なケースで使える例文です。
予約内容を明確にしつつ、丁寧に伝えましょう。
まずは名前・日時・人数を伝えるのが基本です。
| 状況 | 例文 |
|---|---|
| 一般的なキャンセル | 「お電話失礼いたします。〇〇と申します。 ○月○日○時に○名で予約しておりましたが、都合によりキャンセルをお願いしたくご連絡いたしました。 ご迷惑をおかけして申し訳ありません。」 |
当日や直前にキャンセルする場合の例文
当日のキャンセルは迷惑が大きいため、特に誠意を込めて謝罪をしましょう。
理由は簡潔で構いませんが、謝罪は必ず添えることが大切です。
| 状況 | 例文 |
|---|---|
| 当日のキャンセル | 「本日〇時に予約していた〇〇と申します。 急な事情で伺えなくなってしまいました。 直前のご連絡となり、大変申し訳ありませんが、キャンセルをお願いできますでしょうか。」 |
人数変更や日程変更をお願いする場合の例文
全てキャンセルではなく、一部変更の場合の伝え方です。
できるだけ丁寧に、相手に負担をかけないように伝えましょう。
| 状況 | 例文 |
|---|---|
| 人数変更 | 「〇月〇日〇時に予約していた〇〇です。 当初は○名でしたが、都合により○名に変更をお願いしたくご連絡しました。 ご対応いただけますでしょうか。」 |
| 日程変更 | 「お世話になります。〇〇と申します。 ○月○日〇時に予約をしていましたが、都合が悪くなってしまい、別の日に変更をお願いしたいと思いお電話しました。 ご都合をお伺いできますでしょうか。」 |
団体予約や大人数キャンセルの例文
人数が多い場合はお店側の準備も大きいため、特に早めの連絡と丁寧な謝罪が必要です。
人数を具体的に伝え、誠実に謝ることが重要です。
| 状況 | 例文 |
|---|---|
| 団体予約キャンセル | 「〇月〇日〇時に10名で予約していた〇〇と申します。 誠に申し訳ないのですが、都合により今回はキャンセルさせていただきたくお電話しました。 ご迷惑をおかけして本当に申し訳ありません。」 |
体調不良や急用など個別事情に合わせた例文
個人的な理由でも、詳細を言いすぎる必要はありません。
シンプルかつ誠意ある伝え方で十分です。
| 状況 | 例文 |
|---|---|
| 体調不良 | 「本日〇時に予約していた〇〇です。 体調がすぐれず伺えなくなってしまいました。 急なご連絡となり申し訳ありませんが、キャンセルをお願いいたします。」 |
| 急用 | 「〇月〇日〇時に予約していた〇〇と申します。 急な都合により本日伺えなくなってしまいました。 大変申し訳ありませんが、キャンセルをお願いいたします。」 |
英語で伝えるときのキャンセル例文
外国人のお客様や海外の店舗に電話する場合に役立つ例文です。
シンプルな表現で、相手に伝わりやすい言葉を選ぶと安心です。
| Situation | Example |
|---|---|
| General cancellation | “Hello, this is ○○. I had a reservation for ○ people at ○ o’clock on ○○, but I would like to cancel it. I’m sorry for the inconvenience.” |
すぐに使えるフルバージョン電話例文（会話スクリプト形式）
ここでは、電話の最初から最後までを通して使えるフルバージョン例文をご紹介します。
そのまま読み上げても自然に伝わるように構成していますので、緊張しやすい方にも安心です。
最初から最後までの通し例文（一般キャンセル版）
通常のキャンセルで使える、丁寧な会話の流れです。
| 話す人 | セリフ |
|---|---|
| 店員 | 「お電話ありがとうございます。○○レストランでございます。」 |
| 自分 | 「お世話になります。○月○日○時に○名で予約をしておりました〇〇と申します。 本日はキャンセルのお願いでお電話いたしました。」 |
| 店員 | 「かしこまりました。キャンセルですね。」 |
| 自分 | 「はい。直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけして申し訳ありません。 今回はキャンセルをお願いいたします。」 |
| 店員 | 「承知しました。またのご利用をお待ちしております。」 |
| 自分 | 「ありがとうございます。失礼いたします。」 |
最初から最後までの通し例文（当日キャンセル版）
当日の場合は、より強い謝罪の気持ちを込めましょう。
理由は簡潔に、謝罪を丁寧に添えるのがポイントです。
| 話す人 | セリフ |
|---|---|
| 店員 | 「お電話ありがとうございます。△△居酒屋でございます。」 |
| 自分 | 「本日○時に○名で予約しておりました〇〇と申します。 急な事情で伺えなくなってしまい、本当に申し訳ありません。 大変ご迷惑をおかけしますが、キャンセルをお願いできますでしょうか。」 |
| 店員 | 「承知しました。当日のキャンセルですね。」 |
| 自分 | 「はい。直前のご連絡となり重ねてお詫び申し上げます。 どうぞよろしくお願いいたします。」 |
| 店員 | 「かしこまりました。またのご予約をお待ちしております。」 |
| 自分 | 「ありがとうございます。失礼いたします。」 |
最初から最後までの通し例文（人数変更・日程変更版）
全てをキャンセルするのではなく、変更をお願いする場合の会話例です。
| 話す人 | セリフ |
|---|---|
| 店員 | 「お電話ありがとうございます。□□カフェでございます。」 |
| 自分 | 「お世話になります。○月○日○時に予約していた〇〇です。 恐れ入りますが、人数を○名から○名に変更したく、ご連絡しました。」 |
| 店員 | 「かしこまりました。人数を変更ですね。」 |
| 自分 | 「はい。ご対応いただきありがとうございます。 もし難しいようでしたら、日程の変更も検討したいのですが可能でしょうか。」 |
| 店員 | 「少々お待ちくださいませ……。○日は空いております。」 |
| 自分 | 「ありがとうございます。それではその日でお願いできますでしょうか。 ご対応に感謝いたします。」 |
| 店員 | 「承知しました。ではご予約を変更いたしました。」 |
| 自分 | 「助かります。本日はありがとうございました。失礼いたします。」 |
飲食店のキャンセルポリシーと注意点
予約をキャンセルするときには、お店ごとに決められているキャンセルポリシーを理解しておくことが大切です。
あらかじめ知っておくことで、トラブルを避けてスムーズにやり取りができます。
キャンセル料が発生するケース
お店によっては、キャンセルのタイミングによって料金が発生する場合があります。
特にコース料理や団体予約などは、お店が事前に食材や席を確保しているため、当日のキャンセルは負担が大きくなります。
「当日キャンセルは料金の○％をいただきます」といったルールを設定している店舗も少なくありません。
| キャンセルのタイミング | 発生しやすいキャンセル料 |
|---|---|
| 2〜3日前まで | 無料または一部負担 |
| 前日 | 予約金額の一部（例：30〜50％） |
| 当日 | 予約金額の全額（100％） |
コース料理予約時の注意点
コース予約はあらかじめ料理を準備していることが多く、キャンセル料が厳格に設定されていることがあります。
人数が減る場合も、一定のキャンセル料がかかるケースがあるため要注意です。
特に団体での利用や特別プランを予約した場合は、早めの相談が欠かせません。
電話で確認すべきポイント
キャンセルの電話をするときは、以下の内容を確認しておくと安心です。
- キャンセル料が発生するかどうか
- キャンセル料の金額や割合
- 次回予約に充当できるかどうか
これらをその場で確認することで、後からのトラブルを防げます。
「キャンセル料が発生しますか？」と一言添えるだけでも安心です。
キャンセル電話でよくある疑問と回答
いざ電話をしようとすると、「これはどう伝えればいいのかな？」と迷うことがあります。
ここでは、よくある疑問とその答えをまとめました。
キャンセル理由はどこまで言うべき？
キャンセルの理由は、詳しく話す必要はありません。
「都合が悪くなったため」「体調が優れないため」など、簡潔に伝えれば十分です。
相手に納得してもらうことよりも、シンプルにわかりやすく伝えることが大切です。
| 伝え方 | 印象 |
|---|---|
| 「予定が入ってしまって…」 | 問題なし。簡潔で丁寧。 |
| 「詳細に事情を説明」 | 不必要に長くなりがち |
無断キャンセルをしてしまった場合の影響
もし連絡を入れずに来店しなかった場合、店舗に大きな迷惑がかかります。
席や料理を準備している分、損失も大きく、信頼を失う原因となります。
無断キャンセルは「今後の予約を断られる」可能性もあるため絶対に避けましょう。
次回の予約をすすめられた場合の答え方
お店によっては「では次回のご予約はいかがですか？」と聞かれることもあります。
その場で予定が決まっていないときは、無理に答える必要はありません。
「まだ予定がわからないので、決まりましたら改めてお電話します」と伝えれば十分です。
| 答え方 | 印象 |
|---|---|
| 「また予定が決まったら連絡します」 | 誠実で問題なし |
| 「特に答えず曖昧にする」 | やや印象が悪い |
まとめ｜飲食店の予約キャンセル電話は誠意とスムーズさが大切
飲食店の予約キャンセル電話は、相手に迷惑をかけないように早めに、そして誠意を持って伝えることが基本です。
事前に例文を確認しておけば、緊張せずにスムーズなやり取りができます。
例文を活用すれば安心して電話できる
この記事で紹介したように、一般的なキャンセルから当日の連絡、人数変更や日程変更まで幅広いシチュエーションに対応できる例文があります。
実際の電話でそのまま読み上げても使える内容なので、不安を感じたときは参考にしてみてください。
| 状況 | 参考にできる例文 |
|---|---|
| 通常キャンセル | 一般的なキャンセル連絡の例文 |
| 当日キャンセル | 当日・直前キャンセルの例文 |
| 人数変更 | 人数や日程変更の例文 |
| 団体利用 | 団体予約キャンセルの例文 |
お店との信頼関係を守ることが次につながる
キャンセルは誰にでも起こり得ることです。
大切なのは、その際の対応です。
誠実な態度で電話をすれば、お店側も理解してくれるものです。
信頼関係を大切にすれば、次の利用も気持ちよく迎えられます。
